PRIVACYVERKLARING

Ons kantoor

Bollen Van Scheppingen Advocatenkantoor is een eenmanskantoor, dat wordt gerund door Hedy Bollen. Zij is advocaat en mediator en doet met name zaken op het gebied van het personen- en familierecht.

Verwerken persoonsgegevens

In het kader van ons werk hebben wij te maken met persoonsgegevens van cliënten en andere partijen. In juridische taal heet dat: wij verwerken persoonsgegevens.

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een bepaald persoon. Verwerken betekent dat wij deze gegevens vastleggen, in voorkomende gevallen actualiseren en bewaren zo lang als dat nodig is.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Het verwerken van persoonsgegevens is nodig om ons werk te kunnen doen. Dat werk houdt in: adviseren, bemiddelen, verwijzen, procederen op het gebied van het personen- en familierecht en alles wat daar verder bij komt kijken, zoals het aanvragen van toevoegingen, het versturen van declaraties, het voldoen aan (wettelijke) regels van de overheid en de beroepsgroep.

Het  personen- en familierecht – de naam zegt het al – gaat bij uitstek over personen. Bijvoorbeeld: in het kader van een echtscheiding of alimentatiekwestie spelen meestal veel (verschillende soorten) persoonsgegevens een rol. Het is niet mogelijk om gelimiteerd aan te geven welke soorten gegevens wij verwerken. Het kan gaan om iemands adres, leeftijd, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, BSN, financiële situatie, gezondheidstoestand enzovoort.

Wat voor soort gegevens verwerken wij?

Er zijn twee categorieën gegevens: gewone en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn extra privacygevoelig. Bijzondere gegevens zijn onder meer het burgerservicenummer (BSN), gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, gezondheid of strafrechtelijk verleden.

Wij verwerken zowel gewone als bijzondere persoonsgegevens. In het kader van het personen- en familierecht kunnen immers alle denkbare gegevens een rol spelen.

De gegevens hebben betrekking op onze cliënten, maar ook op andere personen die betrokken zijn bij ons werk, denk aan een wederpartij, diens advocaat, deskundigen, getuigen, een deurwaarder en alle andere mogelijke derde-partijen.

Waarom mogen wij gewone persoonsgegevens verwerken?

Wij mogen gewone (dat wil zeggen niet-bijzondere) persoonsgegevens verwerken, omdat dit noodzakelijk is om ons werk als advocaat en mediator goed te kunnen uitvoeren. In juridische taal: het verwerken is nodig voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Dat belang is breder dan alleen een goede dienstverlening aan onze cliënten. Het gaat ook om het algemene belang van een goede rechtsbedeling en goed georganiseerde rechtshulp.

Daarnaast is het zo dat onze cliënten ons opdracht geven om bepaalde werkzaamheden voor hen te verrichten. In dat geval is de verwerking van de gegevens ook nodig is het kader van de uitvoering van die opdracht.

Het kan ook zijn dat we – op verzoek van een potentiële cliënt – gegevens verwerken als voorbereiding op het sluiten van die (opdracht)overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer we een toevoeging aanvragen bij de Raad voor Rechtsbijstand.

Waarom mogen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken?

Wij mogen bijzondere persoonsgegevens – bijvoorbeeld het BSN – verwerken als dat nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het verwerken van deze bijzondere gegevens is daarnaast toegestaan wanneer de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Onze cliënten geven die toestemming doordat ze ons opdracht geven om in een bepaalde kwestie voor hen op te treden en door ons in het kader van die opdracht de betreffende gegevens te verstrekken. Deze toestemming staat m.i.v. juni 2018 voor de duidelijkheid expliciet vermeld in de opdrachtovereenkomst die wij met cliënten sluiten.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derde-partijen of instanties als dat nodig is in het kader van ons werk en past binnen de grenzen van het beroepsgeheim.

Elke advocaat heeft een beroepsgeheim. Dat betekent dat een advocaat in beginsel niets met anderen mag delen over zijn zaken en cliënten. Wij mogen alleen gegevens naar buiten brengen wanneer  dit nodig is in het kader van de uitvoering van ons werk en de cliënt daar geen bezwaar tegen heeft. Denk aan: overleg met de wederpartij, correspondentie met de advocaat van een wederpartij, het aanleveren van stukken aan een deurwaarder, het indienen van stukken bij de rechtbank, het inschakelen van derden (bijvoorbeeld een accountant of co-mediator).

Soms zijn wij op grond van de wet verplicht gegevens te verstrekken aan een toezichthouder (bijvoorbeeld de Nederlandse Orde van Advocaten).

Inschakelen van derden (verwerkers)

Wij maken bij ons werk gebruik van de diensten van derden, denk aan IT-leveranciers voor de administratie en het maken van alimentatieberekeningen.

Deze derde partijen krijgen dan de beschikking over door ons aangeleverde persoonsgegevens. Als deze derde partijen de gegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken – bij IT-leveranciers zal dat vaak wel het geval zijn – sluiten wij met hen zgn. verwerkersovereenkomsten. Daarin staat – in het kort – dat deze partijen zorgvuldig met de gegevens moeten omgaan en moeten zorgen voor een goede beveiliging.

Wat doen wij nog meer met uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen in het kader van onze praktijkvoering en voor geen enkel ander doel, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk en specifiek toestemming heeft gegeven. Bijvoorbeeld: u heeft toestemming gegeven voor de periodieke ontvangst van een nieuwsbrief.

Bescherming van uw gegevens

De veiligheid en bescherming van uw gegevens is voor ons uiteraard belangrijk. Daarom sluiten we verwerkersovereenkomsten met derde partijen met wie wij samenwerken (zie boven). Binnen de eigen praktijk is de beveiliging van gegevens (denk aan een firewall, adequate wachtwoorden voor PC’s, tablet en telefoon) een prioriteit.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens net zo lang als nodig is in het kader van onze praktijkvoering. Die noodzaak wordt bepaald door de termijnen waar wij aan gebonden zijn, zoals de verplichte termijnen om onze financiële administratie te bewaren (maximaal tien jaar) en de termijnen waarbinnen iemand ons aansprakelijk kan houden voor ons werk (bijvoorbeeld op grond van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van een overeenkomst of onrechtmatige daad). De maximale bewaartermijn is daarom twintig jaar nadat een zaak is afgerond, maar meestal zal een dossier tien jaar worden bewaard.

Sociale media

Onze website bevat sociale media-knoppen. Op die manier kunnen webpagina’s worden gedeeld op bijvoorbeeld Twitter of LinkedIn. Als u op deze knoppen klikt, worden uw gegevens verwerkt door het desbetreffende sociale media-netwerk. U kunt bij deze netwerken zelf informatie krijgen over hoe zij met deze gegevens omgaan.

Wat zijn uw rechten?

U heeft onder meer het recht om:

  • inzage van uw persoonsgegevens te vragen
  • rectificatie te verlangen
  • wissing van uw gegevens te vragen
  • uw toestemming voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens in te trekken
  • een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

De rechten van iemand wiens persoonsgegevens worden verwerkt, staan omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U kunt hier meer over lezen over dit onderwerp.

Het kan zijn dat wij niet of niet volledig aan een verzoek als boven omschreven kunnen voldoen, bijvoorbeeld omdat dit in strijd zou komen met het beroepsgeheim van de advocaat of wanneer gegevens niet meer aanwezig zijn (bewaartermijn verlopen).

Aanpassen privacyverklaring

Bollen Van Scheppingen Advocatenkantoor heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op elk moment en zonder voorafgaande aankondiging te wijzigen. Aanpassingen worden altijd op de website gepubliceerd. Raadpleeg daarom regelmatig deze pagina.

Vragen of opmerkingen

Heeft u vragen of opmerkingen? We waarderen het wanneer u die met ons deelt.

Bollen Van Scheppingen Advocatenkantoor
T 0544 76 00 36
M secretariaat@bollenvanscheppingen.nl of bollen@bollenvanscheppingen.nl.

mei 2018